یکی از اصلی ترین فازهای در پروژه هایی که با رویکرد EPC اجرا می گردند فاز E یا همان فاز مهندسی و طراحی پروژه است که اولین فاز از فازهای سه گانه با این رویکرد می باشد. در یک پروژه مهندسی با توجه به ماهیت آن که همواره بر پایه و اساس تولید مدارک استوار است،، مقوله مدیریت اطلاعات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در پروژه های مهندسی، خروجی و محصول پروژه بر پایه مدارکی استوار است که نهایتا فازهای بعدی پروژه (یعنی P و C) و پس از آن (پیش راه اندازی، راه اندازی و نگهداری ) را تغذیه می نماید.

در این پروژه ها کلیه تعاملات پروژه بر پایه رد و بدل شدن مدارک و اطلاعات مربوط به آن و مکاتباتی استوار است که نهایتا مدیریت صحیح مجموعه بر این اطلاعات سبب پیش برد صحیح و سریع پروژه می گردد. پیچیدگی این مقوله برای سازمان ارائه دهنده خدمات مهندسی یا حتی کارفرما و مشاورانی که ناظر بر اجرای چنین پروژه هایی می باشند، زمانی چند برابر می شود که مجموعه با چندین پروژه هم زمان و به تبع آن با حجم عظیمی از مدارک با وضعیت و تعاملات متعدد روبرو می شود.

در یک پروژه مهندسی، تبادل اطلاعات فنی، تهیه نسخ مختلف از مدارک، ارائه نقطه نظرات توسط کارفرما و مشاور، تغییر وضعیت مدارک به ازای هر بار تهیه مدرک، گردش داخلی مدارک در داخل تیم پیمانکار طراح (پیمانکار دست اول یا دست دوم) و سپس بررسی این مدارک در تیم مشاور و کارفرما، تبادل اطلاعات و مکاتبات مختلف بین موجودیت های مذکور، لزوم مدیریت منابع به ویژه در حوزه منابع انسانی و نهایتا کنترل وضعیت پیشرفت پروژه بر اساس وضعیت مدارک در چندین پروژه مختلف با رویه های گوناگون، همه حجم بالایی از اطلاعات را به وجود خواهند آورد که مدیریت جریان های اطلاعاتی تولید شده ناشی از رد و بدل شدن این حجم از اطلاعات در درون و بیرون سازمان را بدون استفاده از ابزار مکانیزه دشوار و در مراحل بعدی غیر ممکن می سازد.

همان طور که در بالا توضیح داده شد، فاز مهندسی یک اجرای پروژه صنعتی یا عمرانی بزرگ به عنوان اولین فاز از آن یکی از پرتراکنش ترین فازهای پروژه می باشد که خروجی و محصول آن صرفا مجموعه ای از مدارک و مستنداتی هستند که در فازهای خرید، ساخت و راه اندازی و حتی سال ها بعد پس از آن در فاز نگهداری و تعمیرات مورد استفاده عوامل پروژه و بهره بردار قرار می گیرند.

رویکردهای متفاوت شرکت ها در کنترل مدارک مهندسی

سال ها پیش و قبل از فراگیر شدن سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه ها در کشور ما، عمده شرکت ها به دلیل فقدان یک سیستم جامع اطلاعاتی در این زمینه همواره برای رفع دغدغه های خود برای حفظ و نگهداری و مدیریت حجم بالایی از مدارک و مستندات را با استفاده با نرم افزار اکسل یا نهایتا در حالت تکامل یافته با بهره گیری از نرم افزار شیرپونت مرتفع می نمودند یا با استخدام یک مهندس نرم افزار اقدام به توسعه ابزاری سفارشی برای تولید نرم افزاری جهت کنترل مدارک مهندسی می نمودند.

گرچه هر یک از اقدام ها گامی مفید و ثبت برای کنترل مدارک مهندسی و نگهداری اطلاعات و مدارک و مستندات پروژه ها بوده و هست اما هر یک از آنها چالش هایی را به همراه دارد که در ادامه به این چالش ها خواهیم پرداخت.

با صحه گذاری بر اینکه نرم افزار اکسل ابزاری بسیار کار، مفید و آسان ساماندهی اطلاعات است اما باید پذیرفت که این نرم افزار اساسا برای این کار ساخته نشده است. نرم افزار اکسل اساسا یک نرم افزار محاسباتی است و امکان نگهداری اطلاعات با رویکرد RDBMS را دار نمی باشد. از همین رو است که خود مایکروسافت در پک آفیس خود نرم افزار اکسس را به عنوان یک بانک اطلاعاتی رابطه ای برای مدیریت اطلاعات ارائه می دهد. بانک اطلاعاتی رابطه ای نکته کلیدی در نگهداری اطلاعات با حجم بالا است که نرم افزار اکسل از آن بی بهره می باشد. از همین رو می باشد که شرکت هایی که از این ابزار برای مدیریت اطلاعات پروژه ها و کنترل مدارک مهندسی خود استفاده می کنند با بالا رفتن حجم اطلاعات علاوه بر مشکل کندی، با مشکل نحوه طراحی ساختار داده جهت برقراری ارتباط مواجه می شوند. نیاز به تکرار بسیار اطلاعات در شیت ها، عدم کارایی تعمیم سطری داده ها و تعدد ستون ها برای نگهداری نسخه های مختلف مدارک همه جزء چالش هایی هستند که با بالا رفتن حجم اطلاعات در نرم افزار اکسل نمود پیدا می کند.

ابزار شیر پوینت یکی از راهکارهای جدیدی شرکت ها در دهه قبل بود. زمانی که شرکت های فعال در پروژه مهندسی از اکسل ناامید شدند با راهکاری جدید شرکت مایکروسافت به نام شیر پوینت آشنا شدند که این محصول ادعای مدیریت مدارک یا File Sharing را به درستی مطرح نمود. اما با گذشت حدود یک دهه از آن زمان، کمتر پروژه موفقی در زمین کنترل مدارک مهندسی پیدا می کنیم که می تواند ادعا نماید که در بستر شیر پوینت موفق به توسعه سیستمی جامع و یکپارچه در زمینه پروژه های مهندسی و به ویژه کنترل مدارک مهندسی گردیده است. دلایل مختلفی می توان برای این عدم توفیق ارائه نمود. مشکل قفل شکسته بودن این نرم افزارها، عدم پشتیبانی رسمی، کمبود تخصص کافی در این حوزه و محدودیت انعطاف برای تولید هر آنچه که نیاز است و دشواری های توسعه برای پیاده سازی سفارشی فرآیندها به نسبت ابزارهای تخصصی توسعه همه از دلایل این عدم موفقیت می باشد.

اما شرکت هایی که راهکار سومی را برای مدیریت اطلاعات خود انتخاب نمودند و خود در درون سازمان خود با انتقال تجارب تیم مهندسی اقدام به تولید یک نرم افزار سفارشی برای خود کردند، گرچه از وضعیت بهتری نسبت به دو دسته دیگر داشتند اما واقعیت این است که آنها نیز چالش های گوناگونی در پروژه های خود تجربه کرده و می کنند. هزینه بالای جذب و نگهداشت نفرات توسعه دهنده نرم افزار، مدیریت تیم نرم افزاری و تهیه صحیح مستندات طراحی برای آنها از چالش های بزرگ استفاده استفاده از این روش است. هم اکنون شرکت های بزرگ و معتبر زیادی را می توان مثال زد که پس از سال ها توسعه داخلی سیستم های خود با جدا شدن نفرات تیم نرم افزاری با چالش نگهداری و توسعه نرم افزار خود مواجه شده اند. هزینه سنگین نگهداشت این نفرات یکی دیگر از چالش هایی است که همواره و در طول عمر نرم افزار این شرکت ها با آن روبرو هستند.

فواید انتخاب صحیح سیستم مدیریت و کنترل مدارک مهندسی

مطابق با آنچه که در بالا توضیح داده شد، گرچه خرید یک نرم افزار آماده از یک شرکت فعال در حوزه تولید سیستم های تخصصی در این حوزه خارج از چالش نیست اما چالش های ناشی از روش های سه گانه فوق از ریسک بسیار بیشتری برخوردار می باشد. شرکت های نرم افزاری که تولید کننده سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه ها از جمله همین سیستم های مدیریت و کنترل مدارک مهندسی هستند، در صورت انتخاب صحیح می توانند فواید زیر را برای پروژه ها به همراه داشته باشند.

دید جامع:

شرکت های نرم افزاری که در یک حوزه مشخص اقدام به تولید نرم افزار می کنند، علاوه بر دانش نرم افزار قطعا در خصوص آن کسب و کار خاص نیز دارای آگاهی مناسبی هستند. چالش بزرگی که در توسعه سیستم ها به صورت درون سازمانی وجود دارد، عدم آشنایی تیم نرم افزاری با فضای پروژه می باشد. علاوه بر آن عمدتا نفراتی که قرار است دانش را به تیم نرم افزاری منتقل نمایند تسلط کافی به مقوله نرم افزار ندارند و این معضل سبب می شود تا اطلاعات جهت طراحی مناسب سیستم به تیم نرم افزاری منتقل نشود. این در حالی است که در شرکت هایی که به صورت تخصصی اقدام به تولید نرم افزار در این حوزه می کنند قطعا ترکیب مناسبی از متخصصان رشته و مهندسان نرم افزار گرد هم آمده و اقدام به تولید نرم افزار کرده اند.

کاهش هزینه نگهداشت:

شرکت هایی که اقدام به تولید نرم افزار کنترل مدارک مهندسی به صورت داخلی کرده اند، در سال های پس از تولید هزینه ای کمتر از زمان تولید آن ندارند. وابستگی شدید به مهندسین نرم افزاری که این سیستم ها رو توسعه داده اند سبب می شود که اولا در مذاکرات حقوقی شرکت دست پایین را داشته باشد و ثانیا همواره در نگاه داشت آنها متحمل هزینه های نسبتا بالایی شود این در حالی است که با استفاده از خدمات شرکت های تولید کننده نرم افزار، صرفا با پرداخت یک مبلغ جزئی سالانه نگهداری و پشتیبانی از سیستم محقق می گردد.

توسعه مداوم:

شرکت های فعال در این حوزه برای رقابت در بازار همواره در حال ارتقاء و توسعه نرمافزارهای خود هستند لذا مشتریان این شرکت ها نیز از این پویایی منتفع خواهند شد. ضمن اینکه به سبب فروش انبوه، همواره تجارب مختلف پروژه ها و چالش های سازمان های دیگر در این نرم افزارها پیش بینی شده و توسعه داده می شود.

ریسک طول عمر:

همان طور که توضیح داده شد، طول عمر یک نرم افزار درون سازمانی به میزان توانایی شرکت در نگاهداشت نفرات نرم افزار ارتباط مستقیم دارد. کافیست با خروج نفر اصلی تیم نرم افزاری به هر دلیل (مهاجرت، موقعیت بهتر کاری، اختلاف،…) نرم افزار نیز به مرور در سازمان کم رنگ شده و به دست فراموشی سپرده شود. گرچه در مورد استفاده از یک نرم افزار آماده ریسک طول عمر کماکان پابرجاست اما احتمال وقوع آن به مراتب کم تر می باشد. اگر شرکت در انتخاب یک محصول و شرکت تولید کننده آن درست عمل کند، گرچه احتمال اتمام عمر نرم افزار صفر نخواهد شد، قطعا ضریب این ریسک به میزان قابل توجه ای کاهش پیدا خواهد کرد.

منبع : گروه نرم افزاری آفام